Kaip pereiti į kitą sąskaitų programą nepametant duomenų

Programos keitimas atidedamas ne dėl kainos, o dėl baimės kažką pamesti. Ta baimė pagrįsta, bet problema išsprendžiama, jei žinote, ko ieškoti.

Šis straipsnis - praktinė migracijos eiga.

Kada geriausias metas pereiti

Patogiausia pereiti mokestinio laikotarpio pradžioje - metų arba ketvirčio. Taip senoje sistemoje lieka uždarytas laikotarpis, o naujoje prasideda švarus.

Pereiti vidury laikotarpio galima, bet tada tą patį mėnesį turėsite duomenų dviejose vietose, o buhalteriui teks juos sujungti.

Ką būtina eksportuoti iš senos sistemos

• Visas išrašytas sąskaitas PDF formatu - tai Jūsų archyvas.
• Sąskaitų sąrašą CSV arba XLSX su numeriais, datomis ir sumomis.
• Klientų sąrašą su rekvizitais.
• Sąnaudų dokumentus ir jų priedus.

PDF archyvas svarbiausias. Sąskaitas privaloma saugoti nustatytą laikotarpį, ir ši prievolė nedingsta nutraukus prenumeratą senoje sistemoje.

Numeracija - vieta, kur klystama

Sąskaitų numeracija turi likti nuosekli. Naujoje programoje nustatykite tokį prefiksą ir tokį kitą numerį, kad seka tęstųsi be dubliavimo ir be spragų.

Jei senoji sistema baigė ties SF-2026-0184, naujoji turi pradėti nuo 0185. Tai atrodo smulkmena tol, kol patikros metu paaiškėja, kad tas pats numeris egzistuoja du kartus.

Ko paklausti buhalterio prieš migraciją

• Kokio formato eksportų jam reikia.
• Ar nauja sistema paruošia i.SAF ir PVM deklaracijų duomenis.
• Kaip elgtis su neapmokėtomis senomis sąskaitomis.
• Nuo kurios datos duomenys jam ateina iš naujos sistemos.

Neapmokėtos sąskaitos yra atskiras klausimas. Paprasčiausia jas suvesti į naują sistemą, kad apmokėjimų sekimas liktų vienoje vietoje.

Migracijos eiga

Praktinis planas: eksportuokite archyvą, suveskite klientus, nustatykite numeraciją, perkelkite neapmokėtas sąskaitas ir tik tada išrašykite pirmą naują sąskaitą.

Senos prenumeratos neatšaukite tą pačią dieną. Palikite ją bent mėnesį, kol įsitikinsite, kad viskas eksportuota.

Trumpa išvada

Migracija sklandi, jei laikomasi trijų dalykų: pilnas PDF archyvas, nepertraukta numeracija ir suderinimas su buhalteriu. Geriausias metas - laikotarpio pradžia.

Invly leidžia importuoti klientus ir sąskaitas CSV formatu, o duomenis bet kada išsieksportuoti - ta pačia logika, kuria rekomenduojame vertinti bet kurią programą.