Sąskaitų programa e-parduotuvei: ką reikia sutvarkyti nuo pirmo užsakymo

E-parduotuvėje užsakymų daug, o sumos mažos. Būtent dėl to sąskaitų klausimas ilgai atidedamas - kol paaiškėja, kad ranka suvedinėti nebeįmanoma.

Šis straipsnis apie tai, ką verta sutvarkyti anksti, kad vėliau nereikėtų taisyti atgaline data.

Ar e-parduotuvei reikia sąskaitų

Parduodant fiziniams asmenims dažnai pakanka užsakymo patvirtinimo ir kvito. Tačiau dalis pirkėjų prašo sąskaitos, o verslo klientams ji būtina.

Jei esate PVM mokėtojas, PVM sąskaita faktūra reikalinga ir tada, kai pirkėjas nori pagrįsti pirkimo PVM atskaitą. Konkretų savo atvejį pasitikslinkite VMI.

Ranka suvedinėti neveikia

Prie kelių užsakymų per savaitę tai atrodo valdoma. Prie kelių dešimčių per dieną tai virsta atskiru darbu, kuriame atsiranda klaidų ir numeracijos spragų.

Sprendimas - integracija tarp parduotuvės ir sąskaitų programos, kad sąskaita susikurtų iš užsakymo duomenų. Invly turi integracijas su Shopify ir WooCommerce.

Grąžinimai ir kreditinės sąskaitos

E-prekyboje grąžinimai neišvengiami. Jau išrašytos sąskaitos negalima paprasčiausiai ištrinti - taisoma kreditine sąskaita, susieta su originalu.

Jei kreditinių tvarka nesutvarkyta iš anksto, metų gale pardavimų suma nesutaps su realiai gautais pinigais, o skirtumą teks aiškinti.

Pirkėjai iš ES

Pardavimas ES pirkėjui nėra tas pats, kas pardavimas Lietuvoje. Taisyklės skiriasi priklausomai nuo to, ar pirkėjas yra verslas su PVM kodu, ar fizinis asmuo, ir nuo apyvartos dydžio.

Tai viena sudėtingiausių e-prekybos sričių. Prieš pradedant aktyviai parduoti į ES, tvarką verta išsiaiškinti su buhalteriu ir pasitikslinti VMI.

Sąnaudos, kurios dažnai pamirštamos

• Mokėjimų surinkimo komisiniai.
• Siuntimo ir pakavimo išlaidos.
• Reklamos platformų sąskaitos.
• Platformos ar prenumeratos mokesčiai.

Šios sąnaudos ateina el. paštu ir lengvai pasimeta. Invly AI atpažįsta jas iš dokumento nuotraukos ar failo, todėl jos patenka į apskaitą tą pačią dieną.

Ką paruošti buhalteriui

Mėnesio gale buhalteriui reikia pardavimų sumos, sąnaudų su dokumentais ir PVM duomenų. Jei sąskaitos kuriamos automatiškai, o sąnaudos surinktos, šis paketas susiformuoja pats.

Invly leidžia suteikti buhalteriui atskirą prieigą ir paruošia i.SAF bei PVM deklaracijos suvestines - be failų siuntinėjimo el. paštu.

Trumpa išvada

E-parduotuvei svarbiausi keturi dalykai: automatinis sąskaitų kūrimas iš užsakymų, tvarkinga kreditinių sistema, aiškumas dėl ES pardavimų ir surinktos sąnaudos. Sutvarkius tai anksti, apimties augimas nereiškia daugiau rankinio darbo.

Tai bendra informacija, ne mokestinė konsultacija. ES pardavimų ir PVM tvarką pasitikslinkite VMI.